Events & foto-opdrachten
Een foto-opdracht is een fotodag met alles wat erbij hoort: opdrachtgever, groepen, kinderen, foto's, galerij en bestellingen. Deze pagina toont de weg van een lege opdracht naar een verstuurde galerij.
Overzicht
Onder Events & foto-opdrachten ziet u alle opdrachten met type, opdrachtgever, datum, status en statistiek.
- 1Foto-opdracht aanmaken opent de wizard.
- 2Zoeken op opdrachtnaam of opdrachtgever. Verdere filters zijn er niet.
- 3Tabel: typebadge, opdrachtgever, fotodag, status, foto's en bestellingen, details en verwijderen.
Verwijderen met bevestiging
Opdrachttype en workflow
De eerste stap bij het aanmaken is het opdrachttype. Het bepaalt hoe de opdracht werkt en kan later niet meer worden gewijzigd.
Workflow Volume
School, kinderdagverblijf, sport, event (personen), medewerkers. Groepen en kinderen, één QR-kaart per kind, persoonlijke galerijen, het stappenplan met zes stappen.
Workflow Galerij
Bruiloft, baby, studio, familie, commercial, event (galerij), overig. Eén gedeelde galerij met één toegangscode, albums in plaats van groepen.
| Opdrachttype | Begrippen |
|---|---|
| Schule | Klassen, leerlingen, ouders |
| Kindergarten | Groepen, kinderen, ouders |
| Sport | Teams, spelers, rugnummers |
| Event (Personen) | Zones, deelnemers, persoonlijke galerijen |
| Mitarbeiter | Afdelingen, medewerkers, proofing |
| Hochzeit · Baby · Studio · Familie · Commercial · Event (Galerie) · Sonstige | Eén galerij, één toegangscode, albums |
Begrippen passen zich aan
Werken zonder groepen
Foto-opdracht aanmaken
Na het opdrachttype heeft u maar twee gegevens nodig. De opdracht start als concept.
- 1Naam van de foto-opdracht, bijv. Zomerfeest 2026.
- 2Opdrachtgever zoeken. Ontbreekt hij, dan met „Nieuw aanmaken” direct hier aanleggen.
- 3Foto-opdracht aanmaken. U komt direct op de detailpagina.
Datum komt later
De detailpagina
Alles over een opdracht op één pagina. Van boven naar beneden:
- 1Kop: naam, klant, status (concept, actief, afgerond), looptijd, watermerk, automatisering.
- 2Acties: Producten & pakketten, kinderlijst afdrukken. Links staat de verkoop-CSV-export.
- 3Stappenplan: de zes stappen van de fotodag met voortgang.
- 4Kortingscode die op de gedrukte kaarten komt.
- 5Opnamekosten: vast bedrag per bestelling of eenmalig per klant.
- 6Groepen: aanmaken, hernoemen, verwijderen. Fotokaarten afdrukken.
- 7Groepsfoto's: zichtbaar voor alle kinderen van de groep.
- 8Galerij versturen: toegangscodes per e-mail naar de ouders.
- 9Kinderlijst: toegangscodes, QR-codes, reservekaarten, privéfoto’s.
Status
Concept: voorbereiding, galerij gesloten. Actief: ouders kunnen inloggen en bestellen. Afgerond: galerij dicht, gegevens blijven.
Watermerk
Per opdracht in of uit te schakelen. Het ontwerp stelt u in onder Instellingen → Watermerk.
Opnamekosten
Worden automatisch in de winkelwagen gelegd. Per bestelling of eenmalig per klant. Verschijnt in winkelwagen, factuur en e-mail.
Kortingscode op de kaart
Kies hier de code die op QR-kaarten wordt gedrukt. Codes maakt u aan onder Kortingscodes.
Looptijd en herinneringen
De chip Looptijd in de kop opent deze dialoog. Bij de eerste activering verschijnt hij automatisch.
Fotodag
De datum van de shoot. Verschijnt in de lijst en op kaarten.
Galerijlooptijd
Onbeperkt, of met einddatum. Op de einddatum stopt de shop vanzelf.
Herinneringsmails
Na het versturen van de code (bijv. 7 dagen later), voor sluiting van de galerij, op de laatste dag. Alleen aan ouders zonder bestelling, met afmeldlink. Start pas als toegangscodes per e-mail zijn verstuurd.
Voucher verloopt
Heeft de gekozen kortingscode een vervaldatum, dan kan daarvoor een herinnering uitgaan.
Het stappenplan in zes stappen
Het paneel Stappenplan leidt door de fotodag. Elke stap toont zijn status en opent met één klik het juiste hulpmiddel. De volgorde is een aanbeveling, geen verplichting.
Kinderlijst importeren
De snelste weg naar groepen en kinderen. Drie stappen: bestand uploaden, kolommen toewijzen, voorbeeld bevestigen.
Ondersteunde bestanden
Excel (.xlsx, .xls), Word (.docx), CSV, TXT, XML. Daarnaast via AI: PDF en foto's van een lijst (JPG, PNG, HEIC, WebP). Fotografeer de papieren lijst, de rest gaat automatisch.
Kolommen
Voornaam, achternaam en groep zijn verplicht. E-mail van de ouders is optioneel, maar de basis voor het versturen van de galerij.
Kolommen toewijzen
Het systeem herkent de kolommen meestal zelf en toont de zekerheid. Controleer de vier toewijzingen.
Opties
Ontbrekende groepen automatisch aanmaken. Bestaande kinderen overslaan (duplicaten). Groepsnamen normaliseren, bijv. 1A naar 1-A.
Voorbeeld en import
Vier tegels vatten samen: rijen totaal, worden toegevoegd, duplicaten, foutief. Foutieve rijen downloadt u als CSV, corrigeert ze en importeert opnieuw. Importeren maakt groepen en kinderen aan en genereert voor elk kind een toegangscode.
Groepen en kinderen handmatig
Voor laatkomers of kleine opdrachten werkt alles ook zonder bestand.
Groep aanmaken
In het paneel Groepen op „Nieuw”. Naam invoeren, opslaan. Hernoemen en verwijderen via de iconen in de rij. Verwijderen wist ook alle kinderen en foto's van de groep.
Kind toevoegen
In de kinderlijst op „Kind toevoegen”. Voornaam, achternaam, optioneel e-mail. De toegangscode ontstaat automatisch.
Reservekaarten
Voor kinderen die niet op de lijst stonden: aantal kiezen, „Toevoegen”. Er ontstaan naamloze kinderen met code. Op de kaart blijft het naamveld leeg en wordt op de fotodag met de hand ingevuld. De naam vult u later in de kinderlijst aan.
Toegangscodes
Elk kind heeft een code van acht tekens. Kopiëren via het icoon. Afzonderlijk opnieuw genereren met bevestiging. „Codes genereren” vernieuwt alle codes van de groep en vraagt om het woord ALLE CODES. Let op: al gedrukte kaarten worden daarmee ongeldig.
Galerij versturen
Zodra de opdracht actief is, stuurt u de ouders hun toegangscodes per e-mail. De link leidt direct naar de galerij.
Groepen kiezen
Alle of afzonderlijke groepen. Per groep staat hoeveel kinderen bereikbaar zijn, dus een e-mailadres hebben.
Alleen nog niet geïnformeerde
Aanbevolen. Wie al een e-mail kreeg, krijgt geen tweede. Voor laatkomers gewoon opnieuw versturen.
Bereikbaar, verzonden, zonder e-mail, onbestelbaar
De vier tegels tonen de stand. Kinderen zonder e-mail vult u aan in de kinderlijst, daarna opnieuw versturen. Afzonderlijke kinderen bereikt u via het verzendicoon in hun rij.
E-mailquotum
Uw abonnement heeft een maandquotum. De balk toont het verbruik. Het versturen loopt op de achtergrond en kan worden afgebroken.
Producten en pakketten vrijgeven
Een opdracht verkoopt alleen wat u eraan toewijst. De keuze staat in de kop van de opdracht onder „Producten & pakketten”.
Twee kolommen
Links alles uit uw catalogus. Rechts de producten van deze opdracht. Kiezen, toevoegen, klaar. Verwijderen kan per stuk of in één keer.
Prijzen komen uit de catalogus
Een opdracht neemt namen, varianten en prijzen ongewijzigd over. Wijzigt u een prijs in de catalogus, dan geldt die voortaan in elke opdracht met dat product.
Bestellimiet
Staat bij het product zelf en telt per toegangscode, dus per kind. Het venster toont het als melding zodat u het in de gaten houdt.
Pakketten
Pakketten geeft u op dezelfde manier vrij. „Alle foto’s digitaal” geldt per galerij, „beeldkeuze” laat de klant zelf kiezen hoeveel beelden erin gaan.
Zonder producten geen verkoop
Opnamekosten
Een vast bedrag dat automatisch bij bestellingen voor deze opdracht komt. Typisch voor studioafspraken en sessies die u meeverkoopt.
- 1Bedrag: brutobedrag inclusief btw.
- 2Berekening: per bestelling of eenmaal per klant.
- 3Overal waar de kosten verschijnen.
Omschrijving
Leeg laten is het advies: de kosten staan dan in de taal van de klant. Een eigen tekst overschrijft dat in alle talen.
Per bestelling of eenmalig
„Per bestelling” rekent elke keer. „Eenmaal per klant” alleen bij de eerste betaalde bestelling van een e-mailadres. Breekt iemand de aankoop af, dan telt het niet als eerste bestelling.
Waar het opduikt
Winkelwagen en kassa als eigen regel, factuur en creditnota als eigen post, plus in de e-mails aan de klant. Bij terugbetaling kan het apart worden teruggestort.
Pas opslaan telt
De schakelaar opent alleen het veld. Actief worden de kosten met „opslaan”. Uitzetten werkt daarentegen meteen.
Lijst staat. Nu kaarten afdrukken.
Elk kind krijgt een QR-fotokaart. Ze koppelt op de fotodag de foto's en opent later de galerij.