Afspraken
Met de afsprakenmodule boeken klanten gezins-, baby- of sollicitatieshoots direct in je shop. Jij bepaalt wat boekbaar is en wanneer. Dienst kiezen. Tijd kiezen. Klaar.
In het kort
- Klanten boeken via het element Afspraak boeken in je shop.
- Standaard zijn boekingen aanvragen. Jij bevestigt of wijst af.
- Vrije tijden volgen uit beschikbaarheid, afwezigheid en al geboekte afspraken.
Richt de module in deze volgorde in. Dan toont de shop meteen echte vrije tijden.
- 1Diensten aanmaken Wat klanten kunnen boeken, met duur en prijs.
- 2Beschikbaarheid instellen Weekdagen en tijden waarop je boekbaar bent.
- 3Afwezigheid invullen Vakantie en geblokkeerde dagen.
- 4Regels controleren Bevestiging, tijdslot-interval en aanlooptijd onder Instellingen. De standaard past meestal al.
- In de shop zetten Sleep in de Shop Designer het element Afspraak boeken op een pagina.
De module vrijgeven
Onder Afspraken zie je alle afspraken vanaf gisteren. Een label in de navigatie telt de open aanvragen.
- 1Tabbladen: Afspraken, Diensten, Beschikbaarheid, Afwezigheid.
- 2Filters: Alle, Open, Bevestigd, Afgerond, Geannuleerd, Verlopen.
- 3Afspraak: datum, tijd, dienst, klant en zijn bericht.
- 4Instellingen: opent de boekingsregels.
Elke afspraak heeft een status. De knoppen bij de afspraak brengen hem verder. Bij afwijzen en annuleren kun je een reden opgeven, die gaat naar de klant.
| Status | Wat je kunt doen |
|---|---|
| Open | Bevestigen of Afwijzen. Tot dan is de tijd gereserveerd. |
| Bevestigd | Afronden, Niet verschenen of Annuleren. |
| Afgerond, Niet verschenen | Voor je eigen overzicht. De klant krijgt daarover geen e-mail. |
| Geannuleerd | Door de klant of door jou afgezegd. De tijd is weer vrij. |
| Verlopen | Een aanvraag die je niet op tijd hebt bevestigd. De tijd is weer vrij. |
Aanvragen verlopen
Een dienst is iets wat klanten boeken: bijvoorbeeld een gezinsshoot van 60 minuten. Met Nieuwe dienst maak je er een aan.
- 1Naam en beschrijving: zo ziet de klant de dienst.
- 2Duur: 5 tot 960 minuten. Pixalo biedt alleen tijden aan waarin de hele duur past.
- 3Prijs en prijsweergave: vrijwillig. De prijsweergave vervangt de prijs, bijvoorbeeld „vanaf € 219“.
- 4Locatie: studio, op locatie of online.
- 5Actief: alleen actieve diensten zijn in de shop te boeken.
Diensten met afspraken
Hier leg je de tijden vast die elke week boekbaar zijn. Een dag kan meerdere tijdvakken hebben, bijvoorbeeld ochtend en middag.
- 1Weekdag: zonder tijden staat er Gesloten.
- 2Tijd toevoegen: nog een tijdvak voor die dag.
- 3Sjabloon: zet met één klik maandag tot vrijdag 9 tot 17 uur.
Opslaan vervangt alles
Vakantie of geblokkeerde dagen vul je in met begin, einde en reden. In die tijd biedt de shop geen afspraken aan.
De regels vind je onder Instellingen › Afspraken. Je hoeft niets te wijzigen, de standaard past voor de meeste studio’s.
- 1Bevestiging: automatisch of handmatig. Handmatig is de standaard.
- 2Tijdslot-interval: met welke tussenpozen starttijden worden aangeboden, bijvoorbeeld elke 30 minuten.
- 3Aanlooptijd: hoe ver vooraf geboekt moet worden.
- 4Annuleren mogelijk tot: tot wanneer klanten zelf kunnen afzeggen.
| Geavanceerde instelling | Effect |
|---|---|
| Boekbaar tot | Hoeveel dagen vooruit geboekt kan worden. Standaard 60. |
| Max. afspraken per dag | Bovengrens per dag. Leeg betekent onbeperkt. |
| Buffer vóór en na afspraak | Vrije minuten tussen twee afspraken voor ombouw en pauze. |
| Verzoek vervalt na | Uren tot een onbevestigde aanvraag vervalt. |
| Notificatie-e-mails | Tot vijf adressen voor nieuwe aanvragen. Leeg betekent het adres van je account. |
| Widgetteksten en toestemming | Titel, ondertitel en toestemmingstekst van het boekingselement in de shop. |
In de shop leidt het element Afspraak boeken in drie stappen naar de afspraak.
- 1Dienst kiezen Met duur, prijs, locatie en beschrijving.
- 2Dag en tijd kiezen De kalender toont alleen dagen met vrije tijden. De tijden gelden in de tijdzone van de studio.
- Contactgegevens versturen Naam, e-mail, desgewenst telefoon en bericht, plus de toestemming.
Daarna gaan deze e-mails uit:
| Aanleiding | |
|---|---|
| Nieuwe aanvraag | Klant: aanvraag ontvangen, met link om te beheren. Jij: nieuwe aanvraag. |
| Bevestigd | Klant: afspraak bevestigd, met link om te beheren. |
| Afgewezen of door jou geannuleerd | Klant: afzegging met jouw reden. |
| Door de klant geannuleerd | Jij: melding van de annulering. |
De klant beheert zelf
Veelgestelde vragen
Kan ik de afspraken aan mijn agenda koppelen?
Op dit moment niet. Vul privéafspraken in als afwezigheid, dan boekt niemand in die tijd.
Kunnen klanten bij het boeken betalen?
Nee. De prijs is ter informatie. Afrekenen gaat zoals gewoonlijk na de shoot.
Kan ik zelf een afspraak invoeren?
In het dashboard op dit moment niet. Blokkeer de tijd met een afwezigheid of boek via de shop voor je klant.
Mogen fotografen uit mijn team afspraken bewerken?
Ja, met de toestemming voor afspraken. De boekingsregels onder Instellingen wijzigt alleen de eigenaar.
Verder naar online aanmelden
Kinderen vooraf online aanmelden
Met online aanmelden melden ouders hun kind voor de fotodag zelf aan, inclusief fototoestemming.